Recruitment Privacyverklaring Advocate Netherlands Field Marketing B.V.
Inleiding
Reikwijdte van deze Privacyverklaring.
1. Deze Privacyverklaring bestaat uit dit document (de Kernverklaring) en de Aanvullende Informatie in de Bijlage van dit document.
Net als veel andere bedrijven hebben ook wij veel verschillende soorten gegevens onder ons die we verwerken. Een deel van die gegevens heeft betrekking op de personen die bij ons hebben gesolliciteerd voor een functie. In deze Recruitment Privacyverklaring willen we uitleggen wat voor soort gegevens we verwerken, waarom we dat doen en wat voor gevolgen die verwerking voor jou kan hebben. De verklaring richt zich op de personen die bij ons solliciteren voor een functie en de gegevens die we in dat kader verwerken. Wij hebben een separate Privacyverklaring die van toepassing is op huidige en voormalige werknemers.
De Aanvullende Informatie bevat een Begrippenlijst waarin de begrippen die in deze Privacyverklaring worden gebruikt, worden uitgelegd, zoals bijv.: persoonsgegevens, verwerken, privacygevoelige gegevens, enz.
2. In deze Privacyverklaring wordt kort gezegd toegelicht
3. :
Persoonsgegevens: wat voor soort persoonsgegevens we houden en waarom we die verwerken
4. We houden verschillende soorten gegevens over de mensen die bij ons solliciteren voor een functie, waaronder hun persoonlijke gegevens en arbeidsverleden. In de Aanvullende Informatie staan nog andere voorbeelden vermeld van soorten gegevens die wij houden.
We verwerken die gegevens ten behoeve van onze bedrijfsdoeleinden, waaronder management-, arbeids-, administratieve en juridische doeleinden. In de Aanvullende Informatie staat meer specifieke informatie over deze doeleinden.
Zie: Verdere informatie over de gegevens die we verwerken en de doeleinden waarvoor we dat doen.
Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens
5. De privacyregelgeving kent verschillende grondslagen waar wij ons op kunnen baseren voor de verwerking van jouw gegevens. In bepaalde situaties kunnen er meerdere gronden van toepassing zijn. We vatten deze rechtsgronden als volgt samen: Overeenkomst, Wettelijke Verplichting, Gerechtvaardigde Belangen en Toestemming. Meer informatie over deze rechtsgronden kunt je in de Aanvullende Informatie lezen. Zie: Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens
Waar de persoonsgegevens vandaan komen en wie ze kan inzien
6. De persoonsgegevens die we verwerken komen voor een deel van jouzelf. Je hebt ons bijvoorbeeld jouw contactgegevens en gegevens met betrekking tot jouw arbeidsverleden verstrekt in het kader van de sollicitatieprocedure. Als je bij ons komt werken, zal je ons wellicht ook jouw bankgegevens verstrekken.
Andere persoonsgegevens kunnen van derden komen zoals recruiters die namens jou optreden of van jouw referenties.
Jouw persoonsgegevens zullen intern worden gezien door managers, HR-medewerkers en, in bepaalde gevallen (indien je bij ons komt werken), ook door collega’s en klanten waar je eventueel voor gaat werken. Waar nodig zullen we jouw persoonsgegevens ook doorgeven naar derden buiten onze organisatie, bijvoorbeeld naar mensen met wie je te maken krijgt en partijen die antecedentenonderzoek doen, een en ander in overeenstemming met deze Recruitment Privacyverklaring.
Meer informatie hierover kun je vinden in de Aanvullende Informatie. Zie: Waar de persoonsgegevens vandaan komen en Wie krijgt jouw persoonsgegevens in te zien?
Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?
Zie: Het bewaren van jouw persoonsgegevens - verdere informatie in de Aanvullende Informatie.
Doorgifte van persoonsgegevens aan een derde die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt
Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens
9. Als betrokkene heb je het recht informatie op te vragen over welke persoonsgegevens van jou we verwerken. Meer informatie over deze en andere rechten die je hebt kun je vinden in de Aanvullende Informatie onder het kopje: Toegang tot jouw persoonsgegevens en andere rechten. Daarin staat ook uitgelegd hoe je een klacht over onze verwerking van jouw persoonsgegevens kunt indienen.
Contactgegevens
10. Wat betreft de verwerking van jouw persoonsgegevens zijn wij de zogenaamde “verwerkingsverantwoordelijke”. Dit zijn onze contactgegevens:
Advocate Netherlands Field Marketing B.V. Prof. W.H. Keesomlaan 4 1183 DJ Amstelveen +31 20 712 20 00 info@anfm.nl
We hebben twee GDPR Controllers aangesteld die ons en onze medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens zal informeren en adviseren omtrent de verplichtingen die op hen rusten uit hoofde van de privacywetgeving. Dit zijn de contactgegevens van onze GDPR Controllers:
Rudy Muzo: +31 20 712 20 03 en Erica de Brouwer: +31 6 16 35 65 21
Status van deze verklaring
11. Deze Recruitment Privacyverklaring maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst die jij mogelijk met ons sluit, noch vloeien hier enige contractuele rechten of verplichtingen uit voort. De verklaring kan door ons op ieder moment worden aangepast.
Bijlage bij de Kernverklaring
Aanvullende Informatie
Begrippenlijst
1. “Persoonsgegevens”: informatie die op jou betrekking heeft (of op basis waarvan je geïdentificeerd kunt worden) en die automatisch verwerkt wordt dan wel is of bedoeld is om te worden opgenomen in een gestructureerd, handmatig bestand. Het omvat niet alleen feiten over jou, maar ook meningen en bedoelingen die op jou betrekking hebben.
Onder persoonsgegevens die “automatisch verwerkt worden”, valt onder meer de informatie die bewaard wordt op, of verband houdt met, het gebruik van een PC, laptop, mobiele telefoon of vergelijkbaar apparatuur. Het omvat gegevens die af te lezen zijn uit apparatuur, zoals toegangspassen, gegevens met betrekking tot het gebruik van voertuigen en beeld- en geluidsgegevens, zoals beelden van interne bewakingscamera's of foto's.
"Verwerken": alles dat met de gegevens gedaan wordt. Daaronder wordt o.a. verstaan: het vergaren, bewaren, openbaar maken en vernietigen daarvan.
“Privacygevoelige gegevens”: persoonsgegevens die iets zeggen over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid, seksuele gerichtheid, seksueel gedrag, vakbondslidmaatschap en genetische en biometrische gegevens. Deze soorten gegevens genieten speciale wettelijke bescherming.
Daar waar er in de Privacyverklaring gesproken wordt over “dienstverband”, “werk” en aanverwante termen, omvatten deze iedere afspraak op basis waarvan iemand voor ons werkt, diensten aan ons verleent dan wel aanbiedt om diensten aan ons te verlenen. Daarmee worden zowel de mensen die bij ons in dienst zijn bedoeld, als zij die diensten verlenen krachtens een freelance of opdrachtovereenkomst. In het verlengde daarvan dient daar waar gesproken wordt over een “arbeidsovereenkomst” ook te worden verstaan: enige overeenkomst met een medewerker, freelancer of opdrachtnemer; en daar waar gesproken wordt over het beëindigen van jouw “dienstverband” wordt daaronder ook verstaan: het beëindigen van een freelance – of opdrachtovereenkomst.
Met het woord “jij” bedoelen we eenieder die binnen de reikwijdte van deze Recruitment Privacyverklaring valt.
Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens
Wat zijn de rechtsgronden op basis waarvan jouw persoonsgegevens mogen worden verwerkt?
2. Het privacy recht biedt verschillende grondslagen waarop wij ons kunnen baseren als wij jouw gegevens verwerken. In bepaalde gevallen zal er meer dan één grond van toepassing zijn. We hebben deze rechtsgronden samengevat als Overeenkomst, Wettelijke Verplichting, Gerechtvaardigde Belangen en Toestemming. In de onderstaande tabel wordt uitleg gegeven over de betekenis.
Term
Verwerkingsgrond
Uitleg
Overeenkomst
Verwerking is noodzakelijk in verband met de tenuitvoerlegging van een overeenkomst met jou of om op jouw verzoek maatregelen te nemen om een overeenkomst aan te gaan
Daaronder valt zowel het door ons nakomen van onze contractuele verplichtingen, als het uitoefenen van onze contractuele rechten.
Wettelijke Verplichting
Verwerking is noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen
Er voor zorgen dat we verplichtingen uit wet- en regelgeving nakomen. Bijvoorbeeld het bieden van een veilige werkplek en het voorkomen van onrechtmatige discriminatie.
Gerechtvaardigde Belangen
Verwerking is noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd belang van onszelf of van een derde.
Wij (en derden) hebben gerechtvaardigde belangen in het drijven, runnen en beheren van onze ondernemingen. Het verwerken van jouw persoonsgegevens is een onderdeel van het runnen van een onderneming.
Jouw persoonsgegevens zullen niet worden verwerkt wanneer bij een dergelijke verwerking jouw belangen, rechten en vrijheden zwaarder wegen dan de zakelijke belangen die gemoeid zijn met het voor zakelijke doeleinden verwerken van jouw persoonsgegevens.
Toestemming
Je hebt specifieke toestemming gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens
Over het algemeen zal wanneer de verwerking van jouw persoonsgegevens verband houdt met jouw dienstverband, jouw toestemming niet vereist zijn. Het kan echter wel voorkomen dat we specifieke dingen doen, zoals bijvoorbeeld een referentie afgeven, en daarbij afgaan op jouw toestemming daartoe.
Daarnaast is het mogelijk dat je van ons de uitnodiging krijgt tot het invullen van een survey zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren. Mocht je dat niet willen dan kan je via de mail een verzoek indienen tot het verwijderen van jouw gegevens. Je gegevens worden dan geanonimiseerd en je zult vanaf dan geen mail meer van ons ontvangen.
Het verwerken van privacygevoelige persoonsgegevens
3. Wanneer we privacygevoelige persoonsgegevens over jou verwerken (zoals, maar niet uitsluitend, gegevens omtrent een handicap teneinde redelijke aanpassingen te kunnen doen tijdens de sollicitatieprocedure), zullen we niet alleen nagaan of een van de bovenstaande gronden van toepassing is, maar ook of er een grond voor de verwerking van privacygevoelige persoonsgegevens van toepassing is. Dit zijn samengevat de volgende gronden:
Verdere informatie over de persoonsgegevens die we verwerken en de doeleinden waarvoor we dat doen
4. In de volgende tabel worden de doeleinden waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken vermeld, worden voorbeelden genoemd van persoonsgegevens die verwerkt mogen worden, en worden de rechtsgronden op basis waarvan we jouw persoonsgegevens verwerken, vermeld.
Het spreekt voor zich dat de voorbeelden die hier genoemd zijn nooit als een uitputtende lijst kunnen worden gezien. Zo zou het bijvoorbeeld voor kunnen komen dat we, ondanks dat er in de tabel niets is opgenomen over de verwerking van persoonsgegevens die verband houden met een misdrijf, we dergelijke informatie wel zouden kunnen verwerken als die informatie relevant is voor onze doeleinden.
Doel
Voorbeelden van persoonsgegevens die verwerkt zouden kunnen worden
Verwerkingsgronden
Werving
Standaard gegevens met betrekking tot jouw identiteit (bijv. jouw naam, adres, emailadres, ID-informatie en- documenten, telefoonnummers, geboorteplaats, nationaliteit, contactgegevens, professionele ervaring en opleiding (inclusief universitaire diploma’s, academische gegevens, professionele vergunningen, lidmaatschappen en certificaten, prijzen, prestaties en informatie met betrekking tot huidige en voormalige werkgevers), financiële informatie (met inbegrip van het huidige salaris) taalvaardigheden alsmede alle andere persoonlijke gegevens die jij aan ons presenteert in het kader van jouw sollicitatie met betrekking tot het invullen van de betreffende functie.
Informatie die betrekking heeft op jouw sollicitatie en onze beoordeling daarvan, jouw referenties, controles die we doen om de informatie die je hebt verstrekt te verifiëren, antecedentenonderzoek en alle informatie die betrekking heeft op jouw recht om te werken (werkvergunning).
Mocht dat van belang zijn, dan zouden we ook informatie over jouw gezondheid, jouw eventuele handicap kunnen verwerken, alsmede informatie die verband houdt met enige aanpassingen van werkafspraken.
Houd er rekening mee dat wij de gegevens die jij hebt verstrekt in het kader van een sollicitatie voor een bepaalde functie ook kunnen gebruiken voor een sollicitatie voor een andere functie waarvan wij denken dat die meer geschikt voor jou is.
Overeenkomst
Wettelijke Verplichting
Gerechtvaardigd Belang
Het sluiten van een arbeidsovereenkomst met jou (als wij jou een aanbod hebben gedaan).
Informatie die betrekking heeft op jouw arbeidsvoorwaarden, zoals op enig moment van kracht, met inbegrip van jouw werktijden en werkpatronen, jouw salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld: jouw pensioenregeling, levens- en ziektekostenverzekeringen en enige bonus- of participatieregelingen waar je aan deelneemt.
Overeenkomst
Wettelijke Verplichting
Gerechtvaardigd Belang
Het beheren van het wervingsproces
Het evalueren van jouw ervaring en kwalificaties ten opzicht van de vereisten voor de functie waarvoor je hebt gesolliciteerd.
Het beheren van onze carrièreportal.
Met jou communiceren met betrekking tot ieder aanbod dat wij aan jou doen en de verstrekking van informatie met betrekking tot ons instroomproces.
Overeenkomst
Wettelijke Verplichting
Gerechtvaardigd Belang
Contact opnemen met jou of met derden
Voor het vergaren van referenties
Overeenkomst
Gerechtvaardigd Belang
Financiële planning en begroting
Informatie zoals het aan jou voorgestelde salaris en (indien van toepassing) de voorgenomen bonusregeling.
Gerechtvaardigd Belang
Fysieke- en systeembeveiliging
Beelden van bewakingscamera’s in verband met het bezoek aan ons kantoor voor een sollicitatiegesprek. Indien van tloepassing
Wettelijke Verplichting
Gerechtvaardigd Belang
Het aan derden verschaffen van informatie die verband houdt met transacties die wij (mogelijkerwijs gaan) verrichten.
Informatie over ieder aanbod dat wij aan jou doen en de aan jou voorgestelde overeenkomst alsmede andere arbeidsgegevens die door een derde die partij is bij een transactie (zoals een potentiële klant, verkoper of outsourcer) worden vereist.
Gerechtvaardigd Belang
Toezicht houden op diversiteit en gelijke behandeling
Informatie over jouw nationaliteit, ras, etniciteit, geslacht, seksuele gerichtheid, religie, handicap en leeftijd teneinde de mate van diversiteit binnen het bedrijf te kunnen vaststellen. Zulke gegevens worden geaggregeerd en worden gebruikt om de mate van gelijkheid van kansen binnen het bedrijf te monitoren. Houd er rekening mee dat we geaggregeerde en geanonimiseerde diversiteitsstatistieken kunnen delen met regelgevende of toezichthoudende instanties wanneer dat formeel wordt geëist/verzocht.
Gerechtvaardigd Belang
Geschillen en juridische procedures
Alle informatie die relevant is, of kan zijn, in een geschil of juridische procedure die ons raakt.
Gerechtvaardigd Belang
Wettelijke Verplichting
Waar de persoonsgegevens vandaan komen
5. Wanneer je solliciteert om bij ons te komen werken zullen de eerste gegevens die wij van jou verwerken van jou zelf afkomstig zijn: bijvoorbeeld, contactgegevens, bankgegevens en informatie betreffende jouw verblijfsstatus en of het voor jou wettelijk toegestaan is om te werken. Mogelijk vragen we ook om referenties en andere informatie om een antecedentenonderzoek te doen. Als jij hiertegen bezwaren hebt in een specifieke context dan kan je daarover praten met onze recruitment afdeling of met onze HR-afdeling.
Houd er rekening mee dat we ook data van externe recruiters, agenten of vergelijkbare partijen kunnen ontvangen in het kader van het wervingsproces.
Wie krijgt jouw persoonsgegevens in te zien?
Intern gebruik
6. Jouw persoonsgegevens kunnen openbaar worden gemaakt aan managers, HR en administratiemedewerkers ten behoeve van de in dit document vermelde doeleinden. Het kan ook zijn dat we deze gegevens ten behoeve van dezelfde doeleinden verstrekken aan andere bedrijven in de Omnicom groep.
Extern gebruik
7. We zullen jouw persoonsgegevens enkel buiten onze groep verstrekken als dit in overeenstemming is met één of meer rechtsgronden voor verwerking en indien dat rechtmatig en behoorlijk is.
Het kan voorkomen dat we een derde toegang tot jouw persoonsgegevens geven omdat dat noodzakelijk is in verband met onze gerechtvaardigde belangen als organisatie, of met de belangen van een derde. Dat zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn als we gebruik maken van een recruitmentportal die wordt aangeboden door een externe provider. Het kan dan voorkomen dat we jouw gegevens doorsturen naar die provider (maar we zullen dat niet doen als deze belangen minder zwaar wegen dan jouw rechten en belangen, in het bijzonder in verband met privacy).
Het kan voorkomen dat we jouw persoonsgegevens verstrekken aan derden buiten de groep:
(i) wanneer jij daarvoor toestemming heeft gegeven;
(ii) wanneer we daartoe bij wet zijn verplicht; of
(iii) in verband met een strafrechtelijk onderzoek of onderzoek door een toezichthouder.
8. Specifieke omstandigheden waarbij jouw persoonsgegevens aan derden zouden kunnen worden verstrekt:
Het bewaren van jouw persoonsgegevens- verdere informatie
9. Alhoewel er bepaalde vaste periode is waarin we jouw gegevens bewaren, zullen we jouw gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden die worden omschreven in deze Recruitment Privacyverklaring. In het algemeen geldt dat wanneer je bij ons in dienst treedt we jouw persoonsgegevens gedurende jouw dienstverband en maximaal twee jaar daarna zullen bewaren. Wanneer je niet door ons wordt aangenomen, zullen we jouw gegevens maximaal één jaar bewaren. Mocht je dit niet willen en vasthouden aan de vier weken, laat dit dan aan ons weten. Bij het bepalen van de bewaartermijn zullen we rekening houden met de relevantie van de gegevens voor ons bedrijf en jouw mogelijke dienstverband, in verband met archiveringsdoeleinden en een eventuele juridische procedure.
Wanneer jouw gegevens slechts bruikbaar zijn voor een korte periode (bijvoorbeeld beelden van bewakingscamera’s) dan zullen we die verwijderen.
Persoonsgegevens die betrekking hebben op sollicitanten (die niet in dienst zijn getreden) zullen in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen worden verwijderd.
Doorgifte van persoonsgegevens aan een derde die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt - verdere informatie
Het kan voorkomen dat we in verband met onze management-, HR-, administratieve en juridische doeleinden jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere Omnicom groepsmaatschappijen en verwerkers in de Verenigde Staten.
De Europese Commissie heeft bepaald dat EU-US Privacy Shield adequaat beschermingsniveau biedt met betrekking tot persoonsgegevens die daar naartoe worden verstuurd.
Toegang tot uw persoonsgegevens en andere rechten
10. We proberen zo open te zijn over de persoonsgegevens die we verwerken als redelijkerwijs mogelijk. Mocht je specifieke informatie behoeven over jouw persoonsgegevens, vraag het ons dan gerust.
Je hebt ook een wettelijk recht om een “toegangsverzoek” in te dienen voor informatie over jouw persoonsgegevens. Mocht je ervoor kiezen van dat recht gebruik te maken, dan zijn wij gehouden je daarover informatie te verschaffen, met inbegrip van:
Mocht je een toegangsverzoek doen en er bestaat twijfel over jouw identiteit, dan kan het zijn dat we je vragen om informatie te verschaffen waarmee we ons kunnen vergewissen van jouw identiteit.
Naast jouw mogelijkheid om een toegangsverzoek te doen, kun je gerechtigd zijn om je persoonsgegevens te laten corrigeren of verwijderen, bezwaar te maken tegen de verwerking ervan of om die verwerking te beperken. Mocht je ons jouw persoonsgegevens (bijv. jouw adresgegevens of bankrekeningnummer) hebben verschaft en de grondslag voor verwerking van die gegevens is Overeenkomst of Toestemming, dan heb je het recht om jouw persoonsgegevens in digitaal formaat overhandigd te krijgen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven.
Als we jouw persoonsgegevens hebben verwerkt op basis van Toestemming, dan mag je de toestemming op ieder moment intrekken. Als je dat doet, kan dat de rechtmatigheid van de verwerkingen die hebben plaatsgevonden voor de intrekking van de toestemming niet aantasten.
Klachten
11. Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan eerst contact op met de GDPR Controllers: Rudy Muzo: 020-7122003 en Erica de Brouwer: +31 6 16 35 65 21
Je mag jouw klacht eventueel ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens neerleggen. Gelieve voor adresgegevens en andere vragen contact op te nemen met de GDPR Controllers kijk op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
